Javna nabava
Analiza procesa i dokumentacija za javnu nabavu: projektni zadatak koji proizlazi iz stvarnih potreba
Tijelima javne uprave i obveznicima javne nabave pomažemo da prije nadmetanja jasno utvrde što sustav mora raditi: analiziramo proces, definiramo zahtjeve i pripremamo projektni zadatak za dokumentaciju o nabavi.
Kvaliteta nabave informacijskog sustava određuje se prije objave poziva na nadmetanje. Ako projektni zadatak ne opisuje stvarni proces i stvarne potrebe korisnika, naručitelj dobiva ponude za rješenje koje ne odgovara njegovu problemu, a izmjene tijekom izvedbe znače dodatne troškove i zastoje.
Zato polazimo od procesa, a ne od proizvoda: utvrđujemo kako se posao danas obavlja, gdje nastaju zastoji i što propisuju zakoni i interni akti, a tek zatim zahtjeve prevodimo u tehničku specifikaciju. Usluga je namijenjena tijelima javne uprave, javnim naručiteljima i drugim obveznicima javne nabave.
Kako to radimo
Analiza postojećeg procesa
Proces opisujemo kakav jest, zajedno sa zaposlenicima koji ga svakodnevno provode: koraci, odgovornosti, dokumenti, podaci i sustavi koji se koriste. Rezultat je opis i dijagram procesa koje potvrđuje naručitelj.
Definiranje potreba i zahtjeva
Potrebe razvrstavamo na nužne i poželjne, povezujemo ih s procesom i propisima te ih pretvaramo u provjerljive zahtjeve: funkcionalne, sigurnosne i zahtjeve za povezivanje s postojećim sustavima.
Projektni zadatak i tehnička specifikacija
Pišemo projektni zadatak i tehničku specifikaciju informacijskog sustava ili usluge koja se nabavlja, na razumljiv način i u obliku prikladnom za provjeru ponuda.
Podrška pripremi dokumentacije o nabavi
Tehnički i procesni dio dokumentacije isporučujemo u obliku koji služba za javnu nabavu može uključiti u dokumentaciju o nabavi.
Što isporučujemo
Opis postojećeg stanja
Dijagrami i opis procesa u današnjem obliku, s popisom sudionika, dokumenata i sustava.
Popis potreba i zahtjeva
Razvrstani zahtjevi s oznakom nužno ili poželjno, povezani s procesom i propisima.
Ciljno stanje procesa
Opis procesa kakav naručitelj želi postići, kao mjerilo za ocjenu ponuđenih rješenja.
Projektni zadatak
Cjelovit dokument s ciljevima, opsegom, zahtjevima, očekivanim rezultatima i kriterijima prihvaćanja.
Tehnička specifikacija
Specifikacija informacijskog sustava ili usluge, prikladna za uključivanje u dokumentaciju o nabavi.
Radni materijali za dokumentaciju
Tehnički i procesni dijelovi koje služba za javnu nabavu može izravno preuzeti u dokumentaciju o nabavi.
Česta pitanja
Za koga je usluga namijenjena?
Za tijela javne uprave, javne naručitelje i druge obveznike javne nabave koji pripremaju nabavu informacijskog sustava ili usluge, a nemaju kapacitet ili iskustvo za analizu procesa i izradu projektnog zadatka. Na proces se gleda iz perspektive onih koji ga provode, a ne samo iz perspektive tehnologije.
Što trebamo pripremiti za početak?
Za početak je dovoljan uvodni razgovor o nabavi koju pripremate i o procesu koji sustav treba podržati. Za analizu su potrebni zaposlenici koji proces svakodnevno provode, dokumenti i obrasci koji se u njemu koriste te popis sustava s kojima se novi sustav treba povezati.
Koliko traje analiza procesa i izrada projektnog zadatka?
Trajanje ovisi o broju procesa i organizacijskih jedinica koje obuhvaća nabava te o dostupnosti zaposlenika za razgovore i potvrdu rezultata. Rok procjenjujemo nakon uvodnog razgovora, kada je opseg jasan.
Kako se potvrđuje da analiza odgovara stvarnom procesu?
Opis i dijagram postojećeg procesa izrađujemo zajedno sa zaposlenicima koji ga provode, a naručitelj ih potvrđuje prije nego što na njima temeljimo zahtjeve. Svaki zahtjev povezujemo s korakom procesa iz kojeg proizlazi i označavamo kao nužan ili poželjan.
Što utječe na cijenu analize i projektnog zadatka?
Najviše utječu broj procesa i organizacijskih jedinica, složenost sustava koji se nabavlja, broj integracija s postojećim sustavima i opseg podrške pri pripremi dokumentacije. Zbog toga cijenu ne objavljujemo unaprijed, nego je procjenjujemo nakon uvodnog razgovora.
Povezane usluge
Automatizacija procesa
Odobravanja, obrada dokumenata i izvještavanje koji se izvršavaju automatski.
Razvoj poslovnih aplikacija
Programsko rješenje oblikovano prema Vašim procesima, umjesto procesa prilagođenih tuđem rješenju.
Modernizacija sustava
Preuzimanje i postupna modernizacija sustava čija je izmjena otežana ili rizična.
Izvori i povezane stranice
Razmatrate sljedeći korak u digitalizaciji poslovanja?
Ako tražite partnera koji projekt može provesti do dovršetka, predlažemo uvodni sastanak. Sastanak je neobvezujući i služi utvrđivanju Vaših potreba.